MEDTRİA GÜMRÜK MÜŞAVİRLİĞİ A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE GİZLİLİK İÇ POLİTİKASI

A. KAPSAM

Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası isimli işbu Politika, Medtria Gümrük Müşavirliği A.Ş. içerisinde yer alan tüm bölümleri ve çalışanları kapsamaktadır. İşbu Politika; kişisel verilerin işlenmesine yönelik kurallar bütününün açıklayarak gerekli bilgilendirmeleri yapmak amacıyla hazırlanmış olup, Medtria Gümrük Müşavirliği A.Ş. yönetimi tarafından onaylanarak 13.04.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

B. TANIMLAR

Kişisel veri:	Kimliği belirli veya belirlenebilir her türlü bilgidir ve kişinin fiziksel, ekonomik, kültürel, sosyal veya psikolojik kimliğini ifade eden somut bir içerik taşıması veya kimlik, vergi, sigorta numarası gibi herhangi bir kayıtla ilişkilendirilmesi sonucunda kişinin belirlenmesini sağlayan tüm hallerini kapsar.
Özel nitelikli kişisel veri:	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Açık rıza:	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim hale getirme:	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Kişisel verileri işleme:	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir. Verilerin ilk defa elde edilmesinden başlayarak veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm işlem türleri bu kapsama girmektedir.
Kişisel veri sahibi:	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Veri kayıt sistemi:	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
Veri sorumlusu:	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Veri işleyen:	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
KVKK:	7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kurul:	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum:	Kişisel Verileri Korumu Kurumu
Politika:	Medtria Gümrük Müşavirliği A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası

C. REFERANSLAR

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘KVKK’):

İşbu Politika’ya konu olmakla birlikte, 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kanun’dur.

D. DEĞİŞİKLİKLER

KVKK kapsamındaki ek mevzuatların yürürlüğe girmesi ile birlikte veya muhtelif zamanlarda işbu Politika’ da yapılacak olan değişiklikler Şirket kurumsal internet sitesinden takip edilebileceği gibi, işbu Politikanın güncel versiyonuna da yine bu kurumsal siteden ulaşılabilmektedir.

1. AMAÇ

Şirket, ithalat, ihracat, gümrük, lojistik, iç – dış ticaret, komisyonculuk, organizasyon, danışmanlık, taahhütlük, yurtiçi ve yurtdışından mümessillik, bayilik, distribütörlük, pazarlamacılık, perakende ve toptancılık gibi faaliyetlerini gerçekleştirebilmek adına, tedarikçilerinin, çalışanlarının, müşterilerinin, ziyaretçilerinin ve iş başvurusunda bulunmak suretiyle ya da diğer herhangi bir amaç veya kanal vesilesi ile ilişki tesis eden diğer gerçek kişilerin kişisel verilerini hukuka uygun bir biçimde işlemektedir.

İşbu politikanın amacı, Şirket’in yürüttüğü bu işleme faaliyetleri ve kişisel ilgili sistemler konusunda açıklamada bulunarak ilgili kişileri bilgilendirmek ve böylece kişisel veriler hususunda şeffaflık sağlamaktır.

Bu bağlamda, Şirket KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesini, bu işlemeye konu alınan veri sahiplerini ve bu kişilerin haklarını, çerez ve benzeri teknolojilerinin kullanımı ile birlikte işbu Politika’da detaylandırarak açıklamış bulunmaktadır.

2. KİŞİSEL VERİ

2.1 Kişisel Veri İşlemesine İlişkin Genel İlkeler

Şirket, KVKK 4. maddesinin 2. fıkrası ile işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilmiş olan amaçlar kapsamında, aşağıdaki ilkelere uygun olarak kişisel veri işlemektedir:

*Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
*Doğru ve gerektiğinde güncel olma
*Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
*İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
*İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

2.2 Şirket Tarafından İşlenen Kişisel Veriler

Kişisel veriler Şirket bünyesinde veri sahiplerinden alınan açık rıza aracılığıyla veyahut KVKK’nın 5. ve 6. maddelerince açık rızaya tabi olmaksızın madde 5 – 6’da belirtilen istisnai haller haricinde işlenmekte olup, bu veriler ancak işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçlar çerçevesinde işlenecektir. Şirket ile veri sahibi arasındaki ilişkinin türüne ve niteliğine, kullanılan iletişim kanallarına ve bahsi geçen amaç bilgisine bağlı olarak çeşitlenmekte ve farklılaşmakta olan ve işbu Politika’daki ilkelere uyumlu bir şekilde işlenen bu kişisel veri türleri aşağıdaki gibidir:

*İsim, soy isim, meslek, unvan, çalışma bilgisi, eğitim durumu, cinsiyet, medeni durum, eş/çocuk bilgisi, vatandaşlık durumu, askerlik bilgisi, adli sicil bilgisi, vergi mükellefiyeti durumu gibi veri sahibini tanıtıcı bilgiler,
*Nüfus cüzdanı fotokopisi, nüfus sureti fotokopisi, pasaport ve sürücü belgesi gibi kimlik tespit belgelerinde bulunan doğum tarihi, doğum yeri, kimlik numarası, kan grubu, din ve fotoğraf gibi veriler,
*Adres, elektronik posta, telefon ve faks numarası gibi iletişim bilgileri ile birlikte, telefon görüşmeleri ve elektronik posta yazışmaları kapsamındaki iletişim kayıtları diğer sesli veriler,
*Vergi levhası, ticaret gazetesi, yetki belgesi, yeterlilik belgeleri, imza sirküleri ve faaliyet belgesi gibi tüzel kişilere yönelik belgelerdeki gerçek kişi bilgileri, *Fiyatlandırma, mutabakat, tahsilat ve ödeme faaliyetlerine ilişkin detaylı finansal veriler.

2.3 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki amaçlar kapsamında işlenebilmekte olup, bu amaçların ve ilgili yasal sürelerin öngördüğü müddetçe saklanabilmektedir:

*Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden müşterileri faydalandırmak için iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması,
*Sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
*Grup şirketlerinin şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması,
*Şirket’in ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması,
*Şirket ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amaçlarıyla ticari faaliyetlerin yürütülmesi,

2.4 Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirket, işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçlar çerçevesinde ve KVKK’nın 8 ve 9’uncu maddeleri uyarınca yurt içi ve yurt dışı veri aktarımı yapmaktadır ve kişisel veriler bu kapsamda kullanılan sunucu ve elektronik ortamlarda işlenerek saklanabilmektedir. Yapılan bu aktarımların niteliği ve paylaşım yapılan taraflar, veri sahibi ve Şirket arasındaki ilişki türüne ve niteliğine, aktarımın amacına ve ilgili yasal dayanağa bağlı olarak değişmekte olup, bu taraflar genel itibariyle aşağıdaki gibidir:

*Hizmet alınan yurtiçi ve yurtdışındaki üçüncü kişiler,
*Doğrudan ve dolaylı hissedarlar, iştirakler, bağlı kuruluşlar,
*Hizmet ve/veya danışmanlık alınan kişi ve kurumlar,
*Sözleşme imzalanan iş ortakları

2.5 Kişisel Verilerin Toplanması

Şirket tarafından işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçların karşılanması için KVKK’nın 5 ve 6’ncı maddelerinde öngörüler şartlar çerçevesinde direkt olarak çalışanlar ve müşterilerden, tedarikçilerden, iş ortaklarından, grup şirketlerinden, çağrı merkezinden, resmi kurumlardan ve diğer fiziki ortamlardan kişisel veri edinilebileceği gibi, internet siteleri, mobil uygulamalar, sosyal medya ve diğer kamuya açık mecralar veya düzenlenen eğitimler, organizasyonlar ve benzeri etkinlikler aracılığı ile de kişisel veri toplayabilmektedir.

2.6 Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel veriler Şirket bünyesinde ilgili yasal saklama süreleri müddetince bulundurulmakta olup, bu verilerle ilişkili faaliyetlerin ve işbu Politika’da da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli süre boyunca saklanmaktadır. Kullanım amacı sonlanan ve yasal saklama süresi sona eren kişisel veriler ise, KVKK’nın 7’nci maddesi uyarınca Şirket tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

2.7 KVKK Çerçevesinde Veri Sahibinin Hakları

KVKK’nın 11. Maddesi kapsamında kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin hakları düzenlenmektedir ve bu madde uyarınca veri sahipleri Şirket üzerinde aşağıdaki haklara sahiptir:

*Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
*Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
*Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
*Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
*Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
*Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, bunların silinmesini veya yok edilmesini isteme,
*Düzeltme ve silme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
*İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
*Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıdaki haklardan birinin kullanılması amaçlı olarak veri sahiplerinden gelecek talepler, Şirket tarafından en geç 30 gün içerisinde karşılanacaktır. Bu talepler Medtria Gümrük Müşavirliği A.Ş. Küçükbakkalköy Mah. Rüya Sok. Vogue Business Center No:12-18 D:40 Ataşehir/İstanbul/Türkiye adresine kimlik tespit edici belgeler ile bizzat elden teslim edilerek, noter kanalıyla aynı adrese gönderilerek veya medtria@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilecektir. Taleplerin ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda Şirket ilgili mevzuat kapsamında belirlenen tutarlarda ücret talep edebilecektir.

2.8 Yurtdışına Veri Aktarımı

İşlenme, depolanma, idare veya işbu Politikada belirtilmiş başkaca bir kullanım amacıyla işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçların karşılanması için kişisel veriler mevzuata uygun biçimde yurt dışına aktarabilir. Bu aktarımlarda kişisel verilerin gerektiği şekilde korunması için gerekli önlemler alınır.

2.9 Kişisel Verilerin Güvenliği

Şirket, kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem verir. Bu doğrultuda, kişisel verileri yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemleri alınır. Bu doğrultuda gerekli sistemsel erişim kontrolleri, veri erişim kontrolleri, güvenli transfer kontrolleri, iş sürekliliği kontrolleri ve diğer gerekli kurumsal kontroller uygulanır.

3. ÇEREZLER VE BENZERİ TEKNOLOJİLER

3.1 Genel

Kullanılmakta olan internet tarayıcısı aracılığı ile internet ağ sunucusu tarafından kullanıcıların cihazlarına gönderilen küçük veri dosyaları çerez olarak anılmakta olup, internet siteleri bu çerezler vasıtası ile kullanıcıları tanımaktadır ve çerezlerin ömrü tarayıcı ayarlarına bağlı olarak farklılaşmaktadır.

Bu çerezler, Şirket tarafından yönetilmekte olan sistemler aracılığıyla oluşturulmakla birlikte, aynı zamanda Şirket tarafından yetkilendirilen bazı hizmet sağlayıcılar kullanıcıların cihazlarına benzeri teknolojiler yerleştirerek IP adresi, benzersiz tanımlayıcı ve cihaz tanımlayıcı bilgileri edinebilmektedir. Ayrıca, Şirket sistemlerinde bulunan üçüncü taraflara ait linkler, bu üçüncü taraflara ait gizlilik politikalarına tabi olmakla birlikte, gizlilik uygulamalarına ait sorumluluk Şirket’e ait olmamaktadır ve bu bağlamda ilgili link kapsamındaki site ziyaret edildiğinde siteye ait gizlilik politikasının okunması önerilmektedir.

3.2 Çerez Türleri

Ana kullanım amacı kullanıcılara kolaylık sağlamak olan çerezler, temel olarak 4 ana grupta toplanmaktadır:

3.2.1 Reklam Ve Üçüncü Taraf Çerezleri:

Üçüncü parti tedarikçilere ait çerezlerdir ve Şirket internet sitesindeki bazı fonksiyonların kullanımına ve reklam takibinin yapılmasına olanak sağlamaktadır.

3.3 Çerezlerin Kullanım Amaçları

Şirket tarafından kullanılmakta olan çerezlere ait kullanım amaçları aşağıdaki gibidir:

3.3.1 Performansa yönelik kullanımlar:

Şirket, sistemlerinin performansının artırılması ve ölçülmesi amacıyla, gönderilen iletilerle olan etkileşimi ve kullanıcı davranışlarını değerlendiren ve analiz eden çerezler kullanabilmektedir.

3.3.2 Reklam amaçlı kullanımlar:

Şirket, kendine veya üçüncü taraflara ait sistemlerin üzerinden kullanıcıların ilgi alanları kapsamında reklam ve benzeri içeriklerin iletilmesi amacıyla, bu reklamların etkinliğini ölçen veya tıklanma durumunu analiz eden çerezler kullanabilmektedir.

3.4 Çerezleri Devre Dışı Bırakmak

Çerez kullanımı birçok tarayıcıda önceden tanımlı bir şekilde seçili olarak bulunmaktadır ve kullanıcılar bu seçim durumunu tarayıcı ayarlarından değiştirebilmekte ve dolayısıyla da mevcut çerezleri silip ileriki çerez kullanımlarını da reddedebilmektedir; nitekim çerez kullanımının iptal edilmesi halinde Şirket sistemlerindeki bir takım özelliklerden faydalanılamaması söz konusu olabilmektedir.

Çerez kullanım seçiminin değiştirilmesine ait yöntem, tarayıcı tipine bağlı olarak değişmekte olup, ilgili hizmet sağlayıcıdan dilendiği zaman öğrenilebilmektedir.

4. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEMELER

İşbu Politika, Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girecektir. Politika’da yapılacak değişiklikler Şirket Genel Müdürü’nün onayından sonra yürürlüğe girecektir. Politika, olağan olarak yılda bir defa gözden geçirilerek güncellenir. Ancak mevzuat değişiklikleri, atıf yapılan bir teknik standarttaki değişme, Kişisel Veri Koruma Kurulu’nun işlemleri ve/veya vereceği kararlar ile mahkeme kararları doğrultusunda Şirket bu Politika’yı gözden geçirme ve gerekli durumlarda politikayı güncelleme, değiştirme veya ortadan kaldırıp yeni bir politika oluşturma hakkını saklı tutar. Politika’nın yürürlükten kaldırılmasına ilişkin olarak karar verme yetkisi Şirket Yönetim Kurulu’na aittir.